Enviar y reducir tu tasa de incidencias es esencial para tu empresa. Las incidencias son un problema interno que afecta tu operación logística, ya sea por error de tu equipo de trabajo o del servicio contratado, las incidencias siempre pueden ocurrir en tus envíos, lo que hará la diferencia será la gestión que les des, incluyendo estrategias de prevención y resolución.
Las empresas envían más, pero no significa que lo hacen de la mejor manera:
De un total de 822 actividades económicas (clases de actividad) en México los servicios de mensajería y paquetería prestan sus servicios a 743 actividades, que equivale al 90.4% del total; es decir, apoyan a casi toda la economía (Conociendo los servicios de mensajería y paquetería, INEGI 2021).
En marzo de 2022, los ingresos por envíos masivos en Colombia reportados por Servicios Postales Nacionales S.A. fueron de $2,15 miles de millones, lo que representó una variación de 27,97% con relación al mismo mes de 2021, cuando dichos ingresos alcanzaron los $1,68 miles de millones (Boletín trimestral del sector postal, MINTIC 2022).
En este blog te explicamos cómo enviar y reducir tu tasa de incidencias al mismo tiempo, de esta forma tus productos llegarán a las manos del cliente en buen estado y en el tiempo prometido, listos para cautivar a tus clientes.
¿Qué es una incidencia en el envío?
Una incidencia es un acontecimiento que entorpece el proceso ideal de la entrega de un paquete enviado. Las incidencias pueden ser provocadas por tu empresa, la paquetería, el destinatario o factores externos y repentinos, pero al final le corresponde a tu negocio encargarse de solventar las incidencias para brindar una buena atención al cliente.
Tipos de incidencias en los envíos
- Destinatario ausente
- Direcciones incorrectas o incompletas
- Embalaje inadecuado
- Peso diferente al declarado en la cotización
- Falta de datos de contacto del destinatario
- Retrasos en la entrega
- Paquete perdido
- Entrega en dirección incorrecta
Consejos para enviar y reducir tu tasa de incidencias
Ahora que ya sabes que las incidencias son inevitables, debes prepararte para gestionarlas y darles solución, aquí te dejamos algunos consejos que te pueden servir para enviar y reducir tu tasa de incidencias:
- Clasifica las incidencias: identifica las incidencias recurrentes de tus envíos y ordénalas en categorías para otorgarles una estrategia de acción a cada una. Te puedes apoyar de estos pasos: registro, clasificación, diagnóstico, resolución y control.
- Detecta las situaciones que causen incidencias: una vez clasificadas las incidencias, puedes prevenirlas antes de que ocurran asegurándote de que se pongan direcciones correctas, datos de contacto, verificando la seguridad del embalaje, preparando mensajes transaccionales para el destinatario, etc.
- Registra toda la información posible: recupera la información generada durante las incidencias y después en su resolución con las acciones tomadas.
- Capacita a tu equipo de trabajo: es necesario que tu equipo tenga conocimiento de cómo solucionar las incidencias y dirigir al cliente para su tranquilidad durante la gestión. La atención al cliente es clave en la gestión de incidencias.
Herramientas para enviar y reducir tu tasa de incidencias
- Plataforma de gestión de envíos: Envíoclick es una plataforma de gestión de envíos que te ayuda a enviar y reducir tu tasa de incidencias hasta en un 50%, con información en tiempo real, Inteligencia Artificial y un módulo de incidencias para seguimiento y generación de tickets, todo en unos clicks.
- Gestor de incidencias: existen plataformas digitales especializadas en la resolución de incidencias como Freshservice o Invgate que cuentan con funciones de automatización, comunicación con el cliente final y generación de tickets para tener un control de las incidencias.
Para complementar el tema, te recomendamos nuestros blogs “Prácticas para evitar entregas fallidas” y “Envíos 5 estrellas: asegura entregas exitosas“.
Envía y gestiona incidencias en un sólo lugar: Envíoclick
En tu cuenta Envíoclick, además de enviar en minutos con las mejores opciones de paquetería, tienes tu propio gestor de incidencias en nuestro módulo de incidencias, en el cual puedes generar tickets y hacer seguimiento hasta su resolución.
Y, como sabemos que la dirección incorrecta, los retrasos en paquetería y el cliente ausente son incidencias frecuentes, le dedicamos una pestaña especial a cada una para solucionarlas de manera rápida y ágil.
